Нам нужно поговорить, или о средствах совместной работы в BI

Основное предназначение BI-систем – это повышение качества принимаемых решений. Однако решения редко находятся и принимаются в одиночку. Отсюда и новый тренд: развитие средств совместной работы или Collaboration в BI-инструментах.

При внедрении систем Business Intelligence основным ожидаемым результатом является улучшение качества принимаемых решений. Теоретически это достигается за счет того, что у лиц, принимающих решения, имеется вся необходимая аналитическая информация. Однако на практике этого бывает недостаточно.

Основная проблема заключается в том, что принятие решения в большинстве случаев предполагает обсуждение, то есть участие группы лиц. На уровне аналитики также зачастую необходимо вовлечение сотрудников, которые обладают специальными знаниями и могут помочь расширить анализ дополнительными данными. Скажем, привлечение клиентских менеджеров для совместного обнаружения причин оттока клиентов в том или ином регионе.

Почему электронная почта – это не так уж и круто

На сегодняшний день совместная работа над аналитическим контентом в большинстве случаев ведется в электронной почте. Это самый очевидный и наименее трудозатратный сценарий: делаешь скриншот, вставляешь в письмо, пишешь, что тебя в нем удивило/огорчило/озадачило, и отправляешь людям, которые должны это увидеть. Потом начинаются многочисленные обсуждения, в переписку добавляются новые люди, обязательно выделится отдельная ветка беседы, потому что кто-то отправлял письмо с планшета и что-то пошло не так. Возможно, результат от такого обсуждения будет, но сам процесс будет очень длительным и неудобным. Другой очевидный минус: скриншот – это все-таки не интерактивный отчет.

Подобные ситуации привели к новой тенденции на рынке BI-платформ. Вендоры активно встраивают средства совместной работы (или Collaboration) прямо в свои продукты, чтобы можно было вести обсуждения «не отходя от кассы». Чаще всего это встроенные дискуссии с возможностью уведомления участников о появлении новых сообщений. При этом если обсуждение проходит в режиме онлайн, то важно, чтобы пользователи в процессе обсуждения видели одну и ту же картинку. Распространено также использование комментариев к конкретным элементам в отчетах (столбцу диаграммы, ячейке таблицы и т.д.). Однако на этом все не заканчивается.

Лайк-репост!

Наверное, факт того, что социальные сети повлияли на нашу жизнь, ни у кого уже не вызывает сомнения. Сегодня они представляют собой не только средство общения, но и источник информации. Причем работают они настолько удобно, что используемые раньше инструменты потихоньку уходят в прошлое. Поэтому логично, что некоторые черты социальных сетей появляются в корпоративных решениях, и BI-приложения не являются исключением.

Пользователи получают возможность «лайкать» отчеты, разработанные их коллегами, или присваивают им определенные оценки. На первый взгляд легкомысленная функция, однако есть в этом и рациональное зерно. Во-первых, пользователи смогут легко увидеть действительно интересный аналитический контент (естественно, если есть встроенный механизм рекомендаций). Во-вторых, у создателей контента появляется своего рода нематериальная мотивация: ты видишь, что полученная в ходе твоего анализа информация действительно интересна и полезна коллегам.

Другая особенность социальных сетей, которую средства совместной работы в BI-инструментах начинают перенимать, – это работа с мобильных устройств. Далеко не каждый сотрудник проводит 95% своего рабочего времени у своего компьютера, а планшет или смартфон обычно всегда под рукой. И если есть возможность получить уведомление о ходе дискуссии, посмотреть на данные, как-то с ними «поиграть», высказать свое мнение и все это без использования компьютера, то ей надо пользоваться, ведь это же так удобно и эффективно!

Работаем играючи

Логично также к этой связке средств совместной работы и социальных сетей добавить механизмы геймификации (или игрофикации). Если кратко, то геймификация заключается в применении игровых подходов для неигровых процессов с целью привлечения участников. Чаще всего такими участниками являются клиенты фирмы, которых нужно привлечь или сохранить, а, следовательно, заинтересовать; и сотрудники компании, которых надо мотивировать на эффективную деятельность. Нас в данном контексте интересует второй случай, с которым могут быть сопряжены средства совместной работы в BI.

Для реализации подхода геймификации необходимы следующие компоненты:

1. Это игроки: пользователи BI-системы.

2. И их действия: создание и публикация BI-контента и оценка контента.

3. Оценка уровней мастерства. Интуитивно в принципе понятно, пользователи что-то публикуют, получают за это оценки и зарабатывают рейтинг или получают определенный статус.

4. Мотивация. Материальная или нематериальная, решать нужно в каждом конкретном случае. Но, так или иначе, достижения должны быть отмечены сообществом пользователей. Сюда же стоит отнести и различные соревновательные активности.

Концепция геймификации является довольно спорной в научных кругах: есть как ее сторонники, так и ярые противники. Однако каждый случай индивидуален. Возможно, что она поможет вам обнаружить скрытые таланты в сотрудниках и повысить эффективность их работы. Но также возможно, что реализованный инструментарий станет лишь отвлекающим фактором в работе или быстро надоест пользователям.

Совместная работа в Prognoz Platform

На данный момент возможности совместной работы в Prognoz Platform находятся на стадии развития. Однако мы уже можем похвастаться основной и наиболее востребованной функцией: дискуссиями в Аналитических панелях. Работает это примерно так.

Есть один сотрудник (назовем его Говорун-1), который очень хочет с кем-то поговорить о крайне важной проблеме, обнаруженной в ходе анализа. Он открывает в Аналитической панели дискуссию: в этот момент формируется ссылка, которую Говорун-1 рассылает тем, с кем хочет обсудить ситуацию. Эти пользователи получают ссылки, подключаются к дискуссии и представляются, при этом Говорун-1 видит в окне чата прямо в аналитической панели, что к дискуссии присоединились Говорун-2 … Говорун-n. В общем, все, как в обычном чате. Окно чата у всех Говорунов однотипное, пользователи вводят сообщения и читают сообщения других пользователей.

Основная фишка в том, что пользователи во время беседы видят одну и ту же аналитическую панель (ну графики, диаграммы, таблички всякие). Причем если кто-то из пользователей что-то в панели поменяет в ходе работы с дискуссией (режим редактирования включается опционально), то изменения видят все пользователи без необходимости обновления страницы, так сказать, в режиме онлайн. Также доступна возможность интеграции с SharePoint, при этом все дискуссии будут сохраняться на портал.

В заключение хочется отметить, что использование всех описанных инструментов имеет смысл, только если BI-инструментом пользуется большое количество сотрудников и у них есть техническая возможность и соответствующие навыки, чтобы самостоятельно создавать аналитический контент. Причем создание контента включает в себя не только построение отчетов или визуализаций, но и подбор и интеграцию необходимых данных, которые, скорее всего, будут находиться в разнородных источниках.