Расширяем контур бюджетирования

В ходе работы над проектами по созданию систем бюджетного управления зачастую ставится задача не только автоматизировать саму бюджетную модель (когда в соответствии с бюджетным регламентом формируется набор бюджетных форм с выходом на сводные и консолидированные бюджеты), но и интегрировать в систему большинство влияющих на формирование бюджетных данных бизнес-процессов. Как это сделать?

Давайте рассмотрим, какие планово-бюджетные документы обычно включаются в типовую бюджетную модель:

- это операционные бюджеты (производства, продаж, запасов, прямых затрат, накладных расходов),

- бюджеты по инвестиционной и финансовой деятельности, на основе которых формируются основные бюджеты (доходов и расходов, движения денежных средств, прогнозный баланс).

Все они формируются ответственными финансово-экономическими службами и содержат уже агрегированную бюджетную информацию. Если у руководства возникает желание уточнить, из каких данных формируется тот или иной бюджетный показатель, то решить такую задачу бывает крайне сложно – приходится искать информацию в различных расшифровках, которые, как правило, готовятся производственными и сервисными подразделениями в неунифицированном виде, предоставляются по требованию руководства в виде многостраничных бумажных отчетов.

При этом в случае многовариантного планирования итоговые суммы в этих расшифровках зачастую затруднительно соотнести с показателями по конкретному варианту соответствующего бюджета. Для преодоления перечисленных выше трудностей необходимо увеличить функциональную «глубину» системы и задействовать в системе бюджетирования первичные бюджетные заявки. Фактически эти документы являются фундаментом, основой для всего процесса бюджетирования, тем не менее сегодня на предприятиях им уделяется недостаточно внимания, зачастую они формируются в Excel-формате и редко включаются в контур автоматизированной системы бюджетирования.

С нашей точки зрения, в рамках автоматизации бюджетного процесса логичнее начинать работу именно с первичных бюджетных документов:

- типизировать их по определенным группам (например, заявки, связанные с покупкой сырья и материалов, основных средств, с услугами обслуживающих подразделений),

- выстроить вертикальный процесс согласования этих заявок руководством и финансово-экономическими службами.

Что в итоге мы получаем в рамках бюджетной системы?

Во-первых, мы возлагаем ответственность за исходные данные на заявителей, предоставляя при этом финансовым службам возможность контролировать процесс формирования заявок за счет организации вертикального согласования.

Во-вторых, мы получаем сквозную цепочку бюджетирования, когда первичные данные формируются именно там, где они возникли, при этом они вносятся с наибольшей детальностью (в заявке мы можем указать максимальное количество характеризующих ее атрибутов) и, что особенно важно, по вариантам бюджетов. Далее на базе этой первичной информации могут формироваться показатели для включения в бюджеты компании в рамках классической бюджетной модели.

Таким образом, мы обеспечиваем стопроцентный однократный ввод информации – она проходит по цепочке до бюджетов верхнего уровня в том виде, в каком была введена в первичную заявку. Но самое главное, что руководство при рассмотрении и согласовании бюджетных данных имеет возможность детализировать их до уровня первичных заявок.

Стоит также отметить, что при такой модели исключается рассогласованность между исходными данными и результирующими бюджетами, так как в системе все бюджетные заявки фиксируются (проходят процедуру согласования), и информация в бюджеты поступает только из полностью согласованных заявок. Таким образом, в нашей системе мы имеем всегда согласованный набор первичных бюджетных заявок и сводных цифр в бюджетах.

Получается, что при новом подходе возникает сразу несколько положительных эффектов. И в этом случае мы можем говорить о наиболее масштабном внедрении системы бюджетирования в компании, когда процессы бюджетирования охватывают не только отдельные ответственные службы, задействованные в формировании бюджета, но фактически все производственные и вспомогательные подразделения.